في هذه المقالة سيتم توضيح استخدام ( دمج المراسلات) (Mail Merge) لتسهيل التعاملات في البيئة المدرسية بين المعلمين والطلاب أو بين الإدارة وأولياء أمور الطلاب أو بين الإدارة وموظفيها .
ميزة أداة دمج المراسلات تستخدم لإنشاء أو طباعة رسائل أو شهادات أو بطاقات نموذجية للجميع بطريقة سريعة ودون تكرار.
باستخدام ميزة دمج المراسلات في برنامج مايكروسوفت وورد يتم مشاركة المستند الرئيسي ( شهادة – رسالة- بطاقة- دعوة – تنبيه …..الخ ) إلى جميع المستلمين المحددين .
عند استخدام دمج المراسلات لابد يكون هناك:
- مستند رئيسي يحتوي على البيانات الأساسية الثابتة التي يتم مشاركتها مع الجميع
- قاعدة بيانات تحتوي على جميع البيانات التي يتم دمجها مع المستند الرئيسي ويحتوي على البيانات -المتغيرة حسب المرسل إليه- كالاسم والرقم الوظيفي أو درجة الطالب أو التقدير الخ
وبعدها سيتم انشاء المستندات المخرجة وهي النتيجة الأخيرة لعملية دمج المراسلات.
في هذه المقالة سنستعمل دمج المراسلات لإنشاء شهادات تقدير للطلاب .
أولاً: يتم إعداد ملف البيانات في برنامج اكسل يتم ادخال البيانات الخاصة بالطلاب يحتوي على :اسم الطالب ، المادة و الدرجة
من المهم جداً أن يكون اسم العمود في برنامج الاكسل في الصف الأول من الملف وأن يكون اسم كل حقل غير مكرر.
أيضاً يتم اعداد الشهادات وتصميمها حسب الرغبة وتحديد البيانات ثم يتم البدء في عملية الدمج
من الملف الرئيسي ( ملف وورد) يتم اختيار المراسلات ثم من تحديد المستلمين يتم اختيار ( استخدام قائمة موجودة) ، ليتم اختيار ملف الاكسل الذي به البيانات.
بعد ذلك يتم إدراج حقل الدمج واختيار الحقل المطلوب في المكان المحدد.
بعد الانتهاء من إدراج كل حقل في المكان المخصص، يتم الضغط على ( إنهاء و دمج ) واختيار ( تحرير مستندات فردية) ليتم انشاء ملف جديد به الشهادات ومن الممكن عندها طباعتها أو حفظها. من المكن أيضاً اختيار (طباعة المستندات) ليتم طباعتها مباشرة.
الفيديو التالي يوضح كيفية استخدام دمج المراسلات لإنشاء شهادات تقدير للطلاب من قبل إدارة المدرسة أو المعلم عن طريق استخدام برنامج اكسل وبرنامج وورد.
