نظرا للتطور التقني والتكنولوجي في الآونة الأخيرة ظهر التوجه لتحويل المعاملات الورقية لمعاملات إلكترونية وظهر ذلك واضحا في التحول الملحوظ إلى الحكومة الإلكترونية في شتى التعاملات وفي مختلف القطاعات.
ومن ذلك المنطق وبما يتماشى مع الرؤية المستقبلية 2030 كان علينا أن نواكب ذلك التطور حتى في أرشفة وحفظ الملفات التي لها قيمتها وأهميتها حيث لا تختلف مادة الأرشفة الالكترونية عن الأرشفة التقليدية من حيث نوعية الوثائق المحفوظة ومدة الحفظ ولكن الاختلاف يقع في إجراءات ومكان حفظ هذه الوثائق.
معنى الأرشفة الإلكترونية :
هي عملية إدارة و تنظيم السجلات لتسهيل الوصول إليها، ولا تنحصر الأرشفة على السجلات الورقية و المسح الضوئي فقط بل يشمل أيضا المعلومات الواردة من خلال البريد الإلكتروني، الرسائل الفورية، صفحات الويب، و شبكات التواصل الاجتماعي، كل هذه المعلومات يمكن أن تتم ارشفتها وفقا لأهميتها.
مميزات الأرشفة الإلكترونية .
- تسهيل وتوفير الوقت في إنجاز المهام.
- سرعة الوصول إلى المستندات المراد الحصول عليها.
- تنظيم بيئة العمل.
- إمكانية الحصول على المعلومات في أي وقت ومكان.
- مشاركة المعلومات عبر مواقع التواصل الاجتماعي.
- مواكبة التحول الرقمي وتحقيق رؤية المملكة 2030.
عيوب الأرشفة الإلكترونية .
1- التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإلكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه .2- إمكانية تعرض المستندات المؤرشفة للسرقة. 3- يتطلب موارد بشرية ومادية في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها .4- أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي .
الأرشفة بربط الإكسل بمجلدات أو ملفات
تابع الخطوات على اليوتيوب
