أداة إدارة المشاريع والمهام عن بعد Asana – الجزء الأول
اسانا Asana هي أداة مرنة لإدارة المشاريع قائمة على التعاون.
مميزات ( Asana – اسانا)
- تعمل على أتمتة المهام المتكررة.
- سهل الاستخدام مع عروض المهام المختلفة ويدعم الحقول والنماذج المخصصة.
- يمكنك دعوة عدد غير محدود من المستخدمين في الخطة المدفوعة.
- هناك أيضًا خيارات لإنشاء قواعد مخصصة ومهام سير عمل متوافقة.
- تزيد للإنتاجية بينما يتم التعامل مع الكثير من وظائف إدارة المشروع الأساسية من خلال عمليات تكامل مثالية للمستخدمين.
- أحد أفضل أدوات إدارة المشاريع من حيث سهولة الاستخدام متوفر باللغة الإنجليزية وعدة لغات ولا يدعم اللغة العربية.
التسعير
هناك خطة مجانية لما يصل إلى 15 مستخدمًا.
يمكنك إدارة المهام من خلال عرضها كقوائم. تبلغ تكلفة خطة ‘Premium’ الخاصة بهم 10.99 دولارًا شهريًا لكل مستخدم وتدعم الجداول الزمنية وإعداد التقارير والحقول المخصصة وقواعد التشغيل الآلي والمزيد. تقدم خطة العمل العديد من الميزات – مثل الموافقات والمحافظ ومنشئو القواعد وأعباء العمل وعمليات الدمج المتقدمة – التي لا تتوفر في الخطط الأخرى. يبلغ سعرها 24.99 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم في الشهر.
شرح أداة إدارة المشاريع Asana
أول شيء يجب أن تتعلمه هو كيفية عمل Asana. عندما تقوم بالتسجيل في Asana، فإنك تنشئ حسابك الفردي. يمنحك الحساب حق الوصول إلى المؤسسات ومساحات العمل. مساحات العمل تشمل المشاريع، والتي بدورها تشمل المهام.
إدارة المنظمة
المنظمة في Asana عبارة عن مجموعة من الأشخاص الذين يعملون في نفس المنظمة. عندما تنضم إلى Asana باستخدام مجال البريد الإلكتروني لمنظمتك، فسوف تقوم بتعيينك لمنظمتك. على سبيل المثال، إذا كان نطاق البريد الإلكتروني لمنظمتك هو moe.gov.sa@، فإن أي شخص ينضم إلى Asana باستخدام نطاق البريد الإلكتروني هذا سيصبح جزءًا من مؤسسة المنظمة.
يمكن لعضو المنظمة
- أنشاء فريق جديد
- طلب الانضمام إلى فرق أخرى في المنظمة
- الاطلاع على الأعضاء الآخرين وعناوين البريد الإلكتروني
- الوصول إلى المشاريع والمهام العامة للمنظمة
يمكنك أيضًا دعوة الآخرين الذين لا يستخدمون نطاق البريد الإلكتروني للمنظمة ليكونوا جزءًا من مؤسستك. يدعوهم أسانا ضيوف المنظمة. يمكنهم الوصول إلى المشاريع والمهام والتعاون في إدارة المشاريع مع الآخرين في المنظمة.
مساحة العمل – Workspace
مساحة العمل هي منطقة عمل مشتركة لمجموعة من المستخدمين. يمكن للمستخدمين الذين يشاركون مساحة عمل التعاون في المشاريع والمهام في مساحة العمل. يمكنك إنشاء مساحات عمل متعددة ودعوة الآخرين داخل مؤسستك أو من الخارج للانضمام إلى مساحة العمل.
مساحة العمل هي منطقة عمل مخصصة لفريقك. يمكن أن يكون الفريق كبيرًا مثل شركتك بأكملها أو صغيرًا مثلك فقط. داخل مساحة العمل، تقوم بإنشاء مشروعك. المشروع عبارة عن مجموعة من المهام التي تحتاج إلى القيام بها من أجل تحقيق هدف.
إذا كنت ستستخدم Asana لإدارة المشاريع أو العمل المرتبط بعملاء أو فرق مختلفة
فيجب عليك إنشاء مساحة عمل منفصلة لكل منهم
الخطوة الأولى في إنشاء مشروع هي إنشاء مساحة عمل:
- انقر فوق رمز ملف التعريف الخاص بك في الزاوية اليمنى العليا
- حدد المزيد “More”في القائمة
- انقر فوق إنشاء مساحة عمل جديدة ” New Workspace”
- امنح مساحة العمل اسمًا وصفيًا. استخدم اسمًا بناءً على المشاريع التي تريد إنشاءها في المؤسسة.
- أضف عناوين البريد الإلكتروني لأعضاء فريقك الذين سيحتاجون إلى الوصول إلى المشاريع في مساحة العمل.
بمجرد أن تصبح مساحة العمل جاهزة، يمكنك إنشاء مشاريع فيها.
إنشاء مشروع في أسانا
المشاريع هي حاويات المهام التي تحتاج إلى القيام بها لتحقيق هدف ما.
يمكنك إنشاء مشروع جديد في لوحة التنقل اليسرى بالنقر على + ثم اختيار “Blank project” لإنشاء مشروع فارغ .
عندما تعطي مشروعك اسمًا وصفيًا يحدد بوضوح أهداف المشروع. يسهل تحديد المشاريع بمجرد أن يكون لديك عدد قليل منها. يمكنك إنشاء نوعين من المشاريع في Asana:
مشروع نمط القائمة –
يعرض مشروع نمط القائمة المهام في شكل قائمة مهام. يجب استخدام هذا النمط إذا كان المشروع يحتوي على العديد من المهام، مما يجعل من الصعب عرضها بأسلوب اللوحة على شاشة واحدة.
مشروع على شكل لوحة –
يعرض مشروع على شكل لوحة مهام مثل الملاحظات اللاصقة على السبورة. في هذا النمط، تقوم بتنظيم المهام في أعمدة. يجب أن يحتوي كل عمود على مهام ذات صلة لتسهيل التنظيم.
مشروع نمط اللوحة جذاب بصريًا ويسمح لك بمشاهدة جميع المهام مرة واحدة. تعمل الأعمدة أيضًا على تسهيل تنظيم المهام في مجموعات لسهولة التتبع. تجعل البنية المرئية إدارة المشروع أسهل، لكنها تعمل بشكل جيد فقط للمشاريع البسيطة والصغيرة.